Autoresponder Email Yang Salah Tempat

Beberapa kali saya pernah menulis tentang autoresponder email dalam blog ini. Bisa baca kumpulan artikelnya di sini atau bisa ketikkan keyword "autoresponder" dalam kotak pencarian di sebelah kanan paling atas pada blog ini.

Salah satu fungsi autoresponder yang sangat powerful adalah bisa kirim email secara massal tapi tetap bisa memberikan sentuhan personal, seperti memberi sapaan dengan menyebut nama Anda dan "To" emailnya bisa dikirim personal atau muncul satu-satu di addres email tujuan, meskipun sebenarnya email tersebut Anda kirimkan ke banyak orang sekaligus.

Kelebihan lain autoresponder, bisa kirim email otomatis secara autoreply. Contoh aplikasi penggunaannya pada blog: Ada blog yang menggunakan autoresponder dengan memberikan email ucapan terima kasih setiap kali ada pengunjung yang meninggalkan komentar di blognya. Terus ada blog yang Form Contact di blognya menggunakan autoresponder yang bisa mengirimkan message kepada admin blognya.

Kedua contoh diatas adalah contoh penggunaan autoresponder yang tepat. Tapi kali ini yang akan saya bahas adalah contoh penggunaan autoresponder email yang salah tempat. Yaitu mengaktifkan autoresponder email pada Milis.

Mengapa mengaktifkan autoresponder email pada Milis saya sebut sebagai kurang tepat? Sebelum saya jelaskan alasannya, baiknya Anda lihat dulu contoh email dari autoresponder yang salah tempat tersebut saya kutip dari Milis seperti di bawah ini:

From: S******o P*****toro
Date: Fri, 14 May 2010 09:33:49 +0800
To: <Telematika@yahoogroups.com>
Subject: [Telematika] AUTO: S******o P*****toro is out of the office (returning 05/17/2010)

I am out of the office until 05/17/2010.


Note: This is an automated response to your message "[Telematika] ORARI YB0Z akan memimpin Asia-Australia pada Latihan Komunikasi Emergency Dunia 15 Mei 2010" sent on 5/14/2010 9:04:57 AM.

This is the only notification you will receive while this person is away.

Sebenarnya saya sudah cukup lama mengamati email salah satu anggota Milis ini, namun baru hari ini saya terdorong untuk menuliskannya di blog ini. Di Tatib Milis kami, dan saya rasa semua Milis, jelas-jelas disebutkan agar tidak mereply email dengan memberikan kalimat-kalimat pendek tak penting yang bukan merupakan poin tambahan pada email yang telah dikirimkan ke Milis, meskipun itu hanya sekedar ungkapan seperti: "Terima kasih infonya, terima kasih sharingnya bla.....bla.....bla..." Apalagi ini hanya sekedar pemberitahuan "Maaf saya sedang tidak ada di tempat." Terus terang itu sebuah reply yang sangat tidak penting dan salah tempat menurut saya. Anggota Milis lainnya kan bukan klien dia yang perlu diberi email basa-basi seperti itu.

Inilah salah satu efek negatif punya Blackberry atau jika Anda sudah mengaktifkan push email pada ponsel Anda. Setiap orang biasanya secara reflek akan tergerak melongok mengecek begitu terdengar alert email masuk ke ponselnya.

Dan coba bayangkan, bagaimana kalau itu terjadi pada diri Anda? Bagaimana reaksi Anda ternyata email yang masuk tersebut hanya berisi kata-kata informasi yang sangat tak penting itu? Bayangkan lagi email tak penting itu sudah masuk bak Message blasting menyerbu dan mem-broadcast masuk ke inbox email anggota Milis yang jumlahnya mencapai ribuan.

Orang bijak pernah berkata: Teknologi itu bersifat netral. Jangan pernah menyalahkan teknologi. Tidak ada teknologi yang salah. Salah dan benar tergantung dari si penggunanya sendiri apakah sudah tepat mengaplikasikan teknologi tersebut pada koridornya yang tepat. Bukankah demikian? Atau Anda punya pendapat berbeda dan pengalaman lain mengenai pemanfaatan teknologi autoresponder ini?